Dies war eine Veranstaltung der e-Business-akademie

 

Am Donnerstag, 25. März 2004 ab 16.30 Uhr findet im Innocel Innovations-Center Lörrach die Veranstaltung „Office of the Future“: Workflow – Dokumentenmanagement – Archivierung statt.

Organisiert, durchgeführt und inhaltlich begleitet wird diese Veranstaltung durch das Innocel Innovations-Center GmbH, das STZ IT-BusinessConsulting und die Wirtschaftsregion Dreiländereck-Hochrhein GmbH.

Bereits heute stellen Standard-Applikationen wie Office-Suites und Groupware unverzichtbare Hilfsmittel zur Unterstützung des Tagesgeschäfts dar.

Zunehmend wird jedoch auch für kleinere und mittlere Unternehmen die Automatisierung von Standardgeschäftsprozessen wie Genehmigungsverfahren, wiederkehrende Abläufe, etc. interessant. Darüber hinaus gibt es einen enormen Bedarf an Systemen zur Unterstützung von Dokumentenmanagement und -archivierung.

Wir gehen deshalb in dieser Veranstaltung den Fragen nach:

  • Wie sieht das IT-gestützte Büro der Zukunft aus?
  • Müssen die betrieblichen Ablauf- und Zusammenarbeitsformen neu überdacht  werden?
  • Wie können Software-Lösungen den Alltag im Büro wirkungsvoll unterstützen?
  • Welche Software-Lösungen sind vor allem auch für den Einsatz in regionalen KMUs  geeignet?

Die Veranstaltung wird inhaltlich betreut vom STZ IT-BusinessConsulting

16:30 Uhr

Begrüssung durch die Veranstalter

Diana Stöcker-Unnerstall / Prof. Dr. Jürgen Treffert / Dr. Rolf Strittmatter

16:40 Uhr

Eröffnungsvortrag "Office of the Future"

Prof. Dr. Jürgen Treffert

17:30 Uhr bis 19:10 Uhr

Moderierte Präsentationen (jeweils zeitgleich)

17:30 Uhr- 18:00 Uhr

Kundenakte mit Workflow – Integriertes Dokumentenmanagement im SAP-Umfeld

Endress + Hauser Infoserve

Prozess-, Dokumenten- und Knowledge Management mit der Income Suite am Beispiel des Weisungswesens einer Bank

Get-Process AG

18:05 Uhr bis 18:35 Uhr

Unterstützung vorgangsbezogener Ablagestrategien in ELO durch LAN-integrierte Kopierer/Scanner

resin GmbH & Co. KG

Dokumentenmanagement mit MS Sharepoint Portal Server

ControlTech Engineering AG

18:40 Uhr - 19:10 Uhr

Nahtlose Integration einer in die Jahre gekommenen zentralen Mainframe Applikation in eine moderne DMS-/Workflowlösung unter .NET.

TWIP Software Solutions

„Dokumentenmanagementsystem d.3 in Verbindung mit dem ERP-System infra –eine Lösung für die mittelständische Fertigungsindustrie“

CLC Unternehmensberatung für Logistik GmbH / Berke GmbH

19:15 Uhr

Tageszusammenfassung & „Apéro / get together“

Diana Stöcker-Unnerstall / Prof. Dr. Jürgen Treffert / Dr. Rolf Strittmatter

  • Kundenakte mit Workflow – Integriertes Dokumentenmanagement im SAP-Umfeld
    Endress + Hauser InfoServe GmbH + Co. KG
    www.endress.com

    Kurzbeschreibung
    Die vorgestellte Kombination zwischen mySAP.com und dem optischen Archiv von iXOS bietet die einzigartige Möglichkeit, Dokumente jeglicher Art langfristig und sicher abzulegen. Als ein in diesem Umfeld typisches Szenario werden die Ablage und der Zugriff auf verschiedene Dokumente der Kundenakte gezeigt. Die in der Endress+Hauser Gruppe implementierte Lösung bietet auf einfachem Wege die Möglichkeit ausgehende Dokumente, wie z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine etc. automatisch abzulegen und eingehende Dokumente wie z.B. Bestellungen einfach einzuscannen und der Kundenakte zuzuordnen. Die für einen optimalen Einsatz erforderliche Recherche ist für den Anwender „easy to use“ und kann einfach auf unternehmensspezifische Anforderungen angepasst werden.
    Zusätzlich werden neben der Ablage von kundenbezogenen Dokumenten auch Einkaufsdokumente im IXOS Archiv abgelegt. Hierbei wird die Rechnungsprüfung per Workflow durchgeführt, d.h. die Rechnung wird nur noch elektronisch versendet und ebenfalls elektronisch genehmigt.
    Die im Beitrag vorgestellte Lösung wurde von Endress+Hauser InfoServe für die Tochterfirmen der Endress+Hauser Gruppe erarbeitet und produktiv eingeführt. Die Anwendung ist grundsätzlich plattformunabhängig und wird von E+H InfoServe schwerpunktmäßig als Zusatzfunktion für SAP-basierte ERP-Landschaften angeboten.

    Kundennutzen
    Im Zusammenspiel von IXOS mit Komponenten der mySAP Business Suite können Dokumente hinsichtlich aller rechtlichen Anforderungen korrekt archiviert werden. Insbesondere werden Zugriffschutz, Originalität (Unveränderbarkeit) sowie Sicherung der Dokumente mit der vorgestellten Lösung gewährleistet.
    Als zweiter Schwerpunkt wird die Verfügbarkeit der Informationen und Dokumente in verteilt ablaufenden Geschäftsprozessen sichergestellt, so dass z.B. Vertriebsinnendienst, -aussendienst, Service-Personal und die Buchhaltung jederzeit und an jedem Ort im Unternehmen Zugriff auf dieselben Informationen der so genannten “Kundenakte“ haben.
    Ebenso ermöglicht die Integration von Workflow-Funktionen die papierlose Abwicklung von Freigabeverfahren wiederum mit unmittelbarer Verknüpfung zum jeweiligen Geschäftsvorgang.
  • Prozess-, Dokumenten- und Knowledge Management mit der Income Suite am Beispiel des Weisungswesens einer Bank
    Get Process AG

    Kurzbeschreibung
    Ausgangslage — Zielsetzung
    Weisungen wurden dezentral erstellt, in Papierform verwaltet und in Ordnern aufgehoben - die Aktualität der Dokumente war damit oft nicht gewährleistet. Beispielsweise konnte man Weisungen weder den Autoren zuordnen, noch hatte man sie konsequent datiert. Oft liess sich nicht ermitteln, für wen eine Weisung überhaupt bestimmt war.
    Oberstes Ziel bei dem unternehmensweiten Einsatz war die ansprechend gestaltete Darstellung der Dokumente für die Endbenutzer und die 100%ige Unterstützung der internen Prozesse.
    Projektumsetzung
    Zu Beginn des Projektes wurden die betroffenen Prozesse mittels Income Process Designer dokumentiert und optimiert. Auf diese Weise liessen sich Erkenntnisse bezüglich der Informations- und Dokumentenflüsse bei der Einführung und Integration eines neuen Systems optimal berücksichtigen. Die intuitiv bedienbare HTML-Oberfläche wurde an die Corporate Identity der WIR Bank angepasst und in das bestehende Intranet integriert

    Kundennutzen
    Aufgrund der detaillierten Änderungshistorie und der strikten Versionisierung von Dokumenten mittels Income Document Center hat das Management der WIR Bank jederzeit die Möglichkeit nachzuvollziehen, wer, wann, was mit welcher Weisung gemacht hat.
    Die Zuweisung von Dokumenteneigenschaften beim „Einchecken“ von neuen Dokumenten wie beispielsweise der automatischen Verschlagwortung oder die Volltextsuche innerhalb von Dokumenten sorgen dafür, dass Dokumente in der Datenbank gezielt und schnell gefunden werden und der administrative Aufwand auf ein Minimum reduziert ist. Benutzer können über die für sie relevanten neuen oder geänderten Weisungen benachrichtigt werden. Die Steuerung dieser Genehmigungs- und Benachrichtigungs-Prozesse läuft automatisiert und vollständig überwacht ab.
    Inzwischen wird die Lösung auch für zahlreiche weitere Klassen von Dokumenten in der Bank verwendet.

    Besonderheiten
    Optimale Prozessunterstützung
    Integrierter Workflow
    4fach webfähig mittels Java-, HTML-Oberfläche, mitgelieferten Portlets für das 
    Content Management und der Möglichkeit des  Zugriffs per E-Mail
    Integration von Scanning- und Archivierungssystemen 
  • Unterstützung vorgangsbezogener Ablagestrategien in ELO durch LAN-integrierte Scanner
    resin GmbH + Co.KG
    www.resin.de

    Kurzbeschreibung
    Neben den sytemunterstützten Ablagestrategien auf der Grundlage von COLD, OCR oder Barcode, die vorwiegend für interne Dokumente und Daten zur Anwendung kommen, stehen für „unstrukturierte“ Dokumente wie gemischte Eingangspost, Preislisten, Prospekte oder Verträge kaum geeignete Strategien zur automatisierten Ablage zur Verfügung. In der zeitaufwändigen und fehleranfälligen manuellen Verschlagwortung besteht i.d.R. der einzige Ausweg.
    LAN-Integrierte Scanner, die heute in verschiedenen Gerätekategorien (z.B. digitalen Kopierern) eine hohe Verbreitung gefunden haben, stellen (oftmals ohne Wissen der Anwender) Funktionen zur Verfügung, die eine einfache und sichere vorgangsbezogene Ablage ermöglichen.
    Bei einfachster Bedienung ermöglichen LAN-integrierte Scanner den Versand anfallender Dokumente an vorbestimmte Systemordner oder Mail-Adressen. Von dort werden die Dokumente entsprechend der in ELO definierten Logik und/oder der vom Bediener eingegebenen Kennung automatisch übertragen, archiviert und - je nach Bedarf - in Workflows eingebunden.

    Kundennutzen
    Dokumente können im Rahmen der Vorgangsbearbeitung auf einfachste Weise direkt vom zuständigen Bearbeiter archiviert bzw. weitergeleitet werden.
    Daraus ergeben sich mehrere Vorteile:
    Falschindexierungen durch vorgangsunkundige Mitarbeiter des Zentralarchivs 
     werden weitgehend vermieden
    Nachfolgende Bearbeitungsschritte werden vereinfacht und beschleunigt
    Der Verlust von Dokumenten durch Sammel- und Transportvorgänge wird 
    minimiert
    Dokumente stehen frühzeitig allen beteiligten Mitarbeitern zur Verfügung – die 
    Informationsbeschaffung wird vereinheitlicht
    Kosten- und zeitaufwändiges Kopieren und Verteilen von Dokumenten wird 
    überflüssig
    Dezentrale Papierarchive können entfallen - Sicherheit und Platzbedarf werden 
     optimiert
    Je nach Situation (Zugriffshäufigkeit, involvierter Personenkreis, Dokumentenvielfalt usw.) lassen sich so Prozesskosten markant senken.
  • Dokumentenmanagement mit Microsoft Sharepoint Portal Server
    ControlTech Engineering
    www.cte.ch

    Kurzbeschreibung
    Know-how-Transfer unter Mitarbeitern und ein strukturierter Dokumenten-Workflow bilden die Basis für den Erfolg eines Unternehmens. Aus diesem Grund setzt die ControlTech Engineering AG (CTE) aus Liestal seit mehr als einem Jahr den Sharepoint Portal Server (SPS) von Microsoft ein und bietet diese Lösung ihren Kunden an.
    Alle qualitätsrelevanten Dokumente des Unternehmens werden im SPS verwaltet und unterliegen einem Genehmigungsverfahren. Bei der Veröffentlichung wird ein Dokument mit einer digitalen Unterschrift signiert und mit einer neuen Version versehen.
    Der Workflow ist ersichtlich und nachvollziehbar. Nicht genehmigte Dokumente haben keine Möglichkeit in Umlauf zu kommen, da nur Personen mit Zugriffsberechtigung Dokumente bearbeiten und veröffentlichen können.
    Ein weiteres Feature ist die von Microsoft Research entwickelte Suchtechnologie für den SPS. Es ermöglicht das unmittelbare Durchsuchen von freigegebenen Verzeichnissen, Exchange Servern und Webservern. Dadurch ist es möglich, im Intranet ein Webportal mit eigener Suchmaschine bereit zu stellen.
    Auf den Projekt-Servern der CTE befinden sich zurzeit mehr als 1.200.000 Dateien, die wichtige Informationen und Know-how von über 14 Jahren enthalten. Um eine schnelle Verfügbarkeit dieses Wissens für die Mitarbeiter zu gewährleisten, hat die CTE mehrere Projektserver indexiert und eine Suchmaschine in das Portal integriert. Die gewünschten Informationen stehen dem Mitarbeiter in wenigen Sekunden bereit.

    Kundennutzen
    SPS verbindet das Verwalten von Dokumenten und den schnellen Zugriff auf wichtige Geschäftsinformationen in einer Lösung. Die Zusammenarbeit an Dokumenten innerhalb des Unternehmens wird vereinfacht. Informationen können schnell und gezielt zur Verfügung gestellt werden. Zeit, die früher für die Suche von Informationen aufgewendet wurde, kann eingespart werden. Arbeitszeit wird sinnvoller genutzt.
    Die Unternehmens-Portallösung stellt sicher, dass die Investitionskosten auch tatsächlich Nutzen bringen. Durch die hohe Integration von MS Office und die Möglichkeit der Formalisierung von Workflow-Prozessen können alle Mitarbeiter des Unternehmens wirksam von dieser Lösung profitieren.
    Durch unsere Erfahrungen mit dem SPS können wir kundenspezifische Lösungen anbieten.

    Besonderheiten
    Funktionen des SPS sind voll in die Microsoft-Officewelt integriert.
    SPS arbeitet nahtlos mit Microsoft Office und Internet Explorer zusammen.
    SPS bietet die Möglichkeit, verschiedene Datenquellen nach Informationen zu 
    durchsuchen (Webseiten, Webserver, freigegebene  Verzeichnisse, Exchange Server, Lotus Notes).
  • Nahtlose Integration einer in die Jahre gekommenen Mainframe Applikation in eine moderne DMS-/Workflowlösung unter .NET.
    TWIP Software Solutions
    www.twip.de

    Kurzbeschreibung
    Eine über mehr als 18 Jahre gewachsene Host Applikation, voller Geschäftsprozesslogik und komplexer Berechnungsalgorithmen, basierend auf Cobol Code, trifft auf neueste Technologien wie XML, .NET, Webservices und Prozessmanagement (Workflow).
    Die nahtlose Integration und Kommunikation mit dieser Applikation bzw. Technologie ist die größte Herausforderung. Hierbei darf jedoch auf die gewohnte
    Arbeitsumgebung nicht verzichtet werden, mit der die Anwender seit vielen Jahren gewohnt sind zu arbeiten. Eine Gradwanderung zwischen Prozessoptimierung, Vorgangsunterstützung und intuitiver, gewohnter Bedienung durch die Anwender.
    Es ist nicht zwingend erforderlich, jedoch wesentlich effizienter, die gesamte Prozesskette - von der Digitalisierung der Eingangspost, über die automatische „Vertiffung“ von Mails, der prozessorientierten Arbeitsvorbereitung und Abarbeitung bis zur revisionssicheren Archivierung - umzusetzen. Nur dadurch wird ein hohes Maß an Qualität, Effektivität und Sicherheit gewährleistet.
    Das Ziel: "Die richtige Arbeit, zur richtigen Zeit, beim richtigen Mitarbeiter, mit den richtigen Werkzeugen …
    … und allen benötigten und korrekten Informationen."

    Kundennutzen
    Besonderheit/Mehrwert:
    Eine Ablösung bzw. Migration von Mainframe Anwendungen auf aktuelle Technologien, wird auf Grund der hohen Kosten und Risiken selten in Angriff genommen. Verständlich, liegt doch genau dort das Unternehmenskapital in Form von Stammdaten, Geschäftsprozesslogik, komplexer Berechnungs-algorithmen und jahrzehntelanger Erweiterungen der Programmfunktionen.
    Durch diese "weiche" Integration wird ein "Technologieschock" für die Anwender vermieden, das Projektrisiko reduziert und die Akzeptanz für neue Technologien bzw. Bedienoberflächen erhöht. Die Motivation (Produktivität) bleibt erhalten bzw. wird nach kurzer Zeit bereits deutlich verbessert.
    Die Ablösung einer Mainframeanwendung bzw. eines Host kann somit in überschau- bzw. planbaren, risikoarmen und damit auch kostengünstigen Schritten erfolgen:
    Integration der Hostapplikation in eine erweiterte Weboberfläche. Als nächstes erfolgt die komplette Abbildung aller Hostmasken in die intuitive Weboberfläche, hierbei bleibt die komplette Funktionalität und Datenhaltung der Mainframeanwendung erhalten! Die Daten werden über einen so genannten "SmartConnector" (Webservices) aufbereitet, der auch die Integrität der Daten beim schreiben sicherstellt (hierzu ist keine Installation auf dem Host erforderlich).
    Nun kann parallel die Datenhaltung auf moderne Datenbankkonzepte umgestellt und die Geschäftsprozesslogik mit aktuellen Programmiersprachen abgebildet werden. Nach erfolgreichem Datenimport und Test, wird der ehemals führende Mainframe Host - unbemerkt für die Anwender (diese arbeiten ja bereits mit der neuen Weboberfläche) - einfach abgeschaltet.
  • „Dokumentenmanagementsystem d.3 in Verbindung mit dem ERP-System infra – eine Lösung für die mittelständische Fertigungsindustrie“
    CLC Unternehmensberatung für Logistik GmbH
    www.clcgrenzach.com

    Kurzbeschreibung
    Die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sind oft wesentlicher Erfolgsfaktor im Wettbewerb – sie gewährleisten schnelle Reaktionen und fundierte Entscheidungen. Die praktische Umsetzung im Unternehmen, die optimale Aufnahme, die sichere Verwaltung und der effiziente Zugang zu den gewünschten Informationen stellt eine wirtschaftliche und technologische Herausforderung dar.
    Das ERP-System (Enterprise Resource Planning) infra in Verbindung mit dem Dokumentenmanagementsystem d.3 nehmen diese Herausforderung an. Denn Ihr Informationsmanagement muß funktionieren – mit Sicherheit.
    Wir zeigen Ihnen einen standardisierten Kundenauftrags-Prozess, indem wir in infra ein Angebot erstellen und danach per Mail gleich versenden. Die dazugehörige Bestellung wird direkt im DMS eingescannt. Anschliessend wird die Auftragsbestätigung ebenfalls per Mail versandt. Die jeweiligen Dokumente sind jederzeit sofort im DMS verfügbar.
    Wir machen Sie mit dem Potential und dem effizienten Einsatz von dokument-orientierten Informationssystemen vertraut.

    Kundennutzen
    Durch Einbindung eines Dokumentenmanagementsystems in die Unternehmens-Prozesse sind alle geschäftsrelevanten Informationen zu jeder Zeit an jedem Ort und unabhängig von Datenformaten oder erzeugenden Anwendungssystemen verfügbar. Sie sparen einfach Zeit bei der Suche nach Informationen!
    Die Investitionen in teure Ablagesysteme (Bürofläche) kann zudem deutlich reduziert werden.
    DMS-Systeme sind dort sinnvoll, wo große Mengen heterogener Informationen anfallen, die nicht mehr einfach im Filesystem des jeweiligen Betriebssystems gehalten werden können. Ebenso können die Dokumente in einem DMS mit diversen Versions-Nummern verwaltet werden.

Downloads

Eröffnungsvortrag: "Office of the Future", PDF

Kundenakte mit Workflow – Integriertes Dokumentenmanagement im SAP-Umfeld, PDF

Prozess-, Dokumenten- und Knowledge Management mit der Income Suite am Beispiel des Weisungswesens einer Bank, PDF

Unterstützung vorgangsbezogener Ablagestrategien in ELO durch LAN-integrierte Kopierer/Scanner, PDF

Dokumentenmanagement mit MS Sharepoint Portal Server, PDF

Nahtlose Integration einer in die Jahre gekommenen zentralen Mainframe Applikation in eine moderne DMS-/Workflowlösung unter .NET. , PDF

„Dokumentenmanagementsystem d.3 in Verbindung mit dem ERP-System infra –
eine Lösung für die mittelständische Fertigungsindustrie“
, PDF

Veranstaltungsflyer, PDF

Veranstaltungsorganisation

Innocel Innovations-Center Lörrach GmbH
Diana Stöcker-Unnerstall
Geschäftsführerin / Branchenspezifische Wirtschaftsförderung / Center-Management
Marie-Curie-Str. 8, D-79539 Lörrach
Telefon: +49 (0) 7621 5500 101
stoecker@innocel.de

STZ IT-BusinessConsulting
Prof. Dr. Jürgen Treffert
Leiter STZ IT-BusinessConsulting und
Fachleiter Wirtschaftsinformatik BA Lörrach
Marie-Curie-Str. 8, D-79539 Lörrach
Telefon: +49 (0) 7621 5500 400
juergen.treffert@stz-loerrach.de

Wirtschaftsregion Dreiländereck-Hochrhein GmbH
Dr. Rolf Strittmatter
Geschäftsführer
Marie-Curie-Str. 8, D-79539 Lörrach
Telefon: +49 (0) 7621 5500 150
rolf.strittmatter@wrdh.de

Veranstaltungsort

Innocel Innovations-Center Lörrach GmbH
1. OG - Mitteltrakt - Veranstaltungsraum 1.24
Marie-Curie-Straße 8 - D-79539 Lörrach

Anfahrtsplan unter: www.innocel.de

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